Поездки нередко связаны с делами фирмы или службы. И компания нуждается в решении многочисленных вопросов, которые возникают. Проще обратиться к специалистам, особенно при решении многочисленных нюансов.

В чьи обязанности входит организация

Моменты такого рода обычно возлагают на офис менеджера, который:

  • заказывает билеты;
  • бронирует гостиницы;
  • налаживает связь с представителями компании партнера.

Какие цели ставятся перед поездкой

Деловые поездки проводятся по ряду причин:

  • посещение выставок, презентаций;
  • прохождение дополнительного обучения;
  • проведение переговоров, установление дополнительных контактов.

Чаще в поездки отправляют рядовых сотрудников, если планируется решение сложных и важных задач, направляют руководителя среднего звена.

Советы секретарю

В первую очередь его ставят в известность о времени поездки. Затем он решает вопрос с приобретением билетов. Основной выбор делается между поездом и самолетом. Первый обходится дешевле, второй дороже, но эффективнее. На поезде можно не успеть к назначенному времени в силу внезапно возникших обстоятельств.

Второй этап – бронирование номера в гостинице или отеле. Желательно подобрать заведение, расположенное близи от целей пребывания, чтобы сотрудник не тратил время на изучение местности и дорогу.

Поездка начальника

Здесь все делается несколько иначе. Ошибка способна привести к недовольству начальника или даже увольнению с работы. Обычно секретарь в курсе предпочтений руководителя. Если о них неизвестно, стоит поинтересоваться. И с учетом полученной информации делать покупки.

Человек может предпочитать гостиницы в пригородной зоне или конкретные отели или гостиницы. Он может избегать полетов на самолете или, наоборот, на поезде. Если планируется полет с пересадками, подбор билетов должен сократить время пути. Никто не любит подолгу находиться в аэропорту или на вокзале.

Общение с представителями гостиниц или отелей следующий этап. Удастся ли забронировать номер на указанное время или нет. Какой именно номер предлагают? Подходит ли он начальнику?

Планирование посещения иностранного государства связано с оформлением виз или разрешительных документов, без которых через границу не пропустят. Правда, в некоторые страны впускают на ограниченный отрезок времени, не требуя получения специального разрешения (как правило, 30 дней). В ряде стран иностранец обязан иметь при себе оплаченный страховой полис и минимальную сумму денег.

Для деловых поездок получают или деловую или туристическую визу. Первая выдается по приглашению, в связи с конкретными коммерческими проектами. Вторую получить проще, но она годится для однократного помещения на короткий срок. При строительстве коммерческих отношений лучше получить деловую визу.

Отели и организаторы мероприятий дают подтверждение бронирования номера и участия заявленного человека в конкретном мероприятии.

Поездка для курса лечения

В европейских и израильских клиниках лучшее медицинское обслуживание. Сбор документов их оформление занимают длительный отрезок времени, и предпочтительнее поучить поручить дело специалистам. Их работа заключается в следующем:

  • выбор больниц или госпиталей с подходящими специалистами, возможно поиск направлен на услуги конкретного человека;
  • подписание соглашения с клиникой о перечне услуг, которые хотел бы получить клиент;
  • бронирование места на указанный период;
  • оформление визы;
  • бронирование билетов на подходящее время.

Таким образом, подготовка поездки поднимает ряд вопросов, степень удачливости их решения во многом влияет на результаты поездки.