Советы по выбору конференц-зала

Конференции, семинары, тренинги, показы мод или просто выступление важных лиц, не обойдется без помещения, способного комфортно расположить всех участников данных встреч. Оно должно быть не только просторным, но иметь красивый, современный дизайн, удобное месторасположение, при необходимости дополнительное оборудование. Аренда зала цена выгодная, оптимальная, для того чтобы нанять его на определенный день и срок. 50% успеха любого мероприятия – это место, где оно будет проходить, где можно почувствовать себя расслабленно, где ничего не будет отвлекать внимание от цели собрания.

Критерии выбора

Для того чтобы выбрать оптимальный вариант для своего конференц-мероприятия, следует учитывать много нюансов важных для арендатора. Самым первым можно считать назначение даты для конференции: она не должна выпадать на государственные праздники, не быть выходным, не совпадать с датой аналогичных собраний у конкурентов, время отпусков – тоже не подходит. Также не желательно проводить любые семинары в понедельник. Люди еще не вошли в рабочий ритм, внимание их будет рассеянным. Когда время определено, следует перейти к главному вопросу: «где будет проводиться данная встреча-конференция?».

Месторасположение

Подобрать зал в Киеве не будет трудно, их ассортимент большой, оформление можно выбрать под любое мероприятие. Столица нашего государства примет с удовольствием как наших соотечественников, так и иностранных гостей. Кроме посещения конференции, они могут насладиться красотой Киева. Какой бы зал не был бы выбран, добраться до него не составит труда, его расположение является оптимальным для того, чтобы легко было найти место встречи.

Габариты

Немаловажным моментом является размер помещения и количество мест для гостей. Чтобы сделать выбор, необходимо составить список участников, провести прозванивание их незадолго до симпозиума или бизнес-конференции, после этого сделать заказ на конференц-зал, способный вместить столько людей. Но стоит учитывать тот факт, что нужно оставить несколько свободных кресел. Бывают случаи, что кто-то сразу отказался, а потом передумал. Не стоять же им возле стены. Всех гостей требуется разместить комфортно, предусмотреть все форс-мажоры. Конференц-залы, предложенные для аренды, смогут вместить от 30 до 350 человек и имеют хорошую акустику, дизайнерское оформление, качественное освещение. Многие имеют отдельное пространство для фуршета.

Выбор по типу мероприятия

Бизнес-встреча, заключение договоров, встреча с партнерами или будущими инвесторами желательно проводить в зале, имеющего круговое расположение столов. Это не только удобно, но и практично. Позволяет видеть лица всех людей, собравшихся здесь одновременно. Официальные собрания, посвященные бизнес-проектам, семинары, конференции лучше организовывать в широких, просторных помещениях, имеющих возвышение или специальное пространство для лектора. Его можно хорошо увидеть и услышать, а это главный момент, для того чтобы донести до людей то, ради чего все затевалось.

Тренинги, неформальные или корпоративные встречи лучше всего проходят в ненавязчивой обстановке, где могут присутствовать не обычные стулья или скамьи, а мягкие зоны для расположения пришедших гостей-участников. Декор в виде растительности, удобно расставленные столики помогут расслабиться участникам, почувствовать себя уютно, комфортно. Концерты, выступление звезд, известных людей, показы мод нужно проводить в залах, имеющих торжественную обстановку, шик, изящество. Это создаст соответствующую атмосферу, произведет впечатление, будет идеально подходить под данное событие.

 

Дополнительное оснащение

Очень часто различного вида собрания не могут обойтись без технической аппаратуры, нужного оборудования. Чаще всего востребованными являются светодиодный экран или проектор, радиомикрофоны, для ведущего нужен микрофон. Также возможно потребуется видеокамеры, дополнительная звуковая аппаратура, ноутбуки, лазерная указка. За несколько дней организатору нужно посетить конференц-зал, проверить оборудование, возможно провести предварительную репетицию. Требуется встретиться с человеком, отвечающего за технические вопросы, обсудить разные моменты по обеспечению, провести тестирование.

Обязательным является наличие бесплатного Wi-Fi. Чаще всего он уже есть на данной площадке, но может потребоваться усилить его работу, если намечается прием большого числа участников семинара. Это улучшит качество сигнала, обеспечит бесперебойную его работу. Опытные организаторы советуют дополнительно установить зону с зарядной станцией для зарядки нескольких гаджетов. Заранее можно записать видео-презентации, сделать обзор события, чтобы показать его впоследствии. Побеспокоиться стоит об дополнительных обогревательных приборах, если это действие происходит в зимний период или об охладительной аппаратуре – если в жаркую пору года.

Услуга «кейтеринг»

Необходимо предусмотреть время перерыва для участников конференций. Это актуально для лучшего восприятия информации, прозвучавшей на данном собрании. Гости смогут отдохнуть между докладами, обсудить интересные моменты и подкрепиться. Если количество людей на мероприятии превышает более ста человек, можно сделать разделение аудитории на несколько потоков – это поможет избежать толкотни в зоне принятия пищи, пресечь недовольство пришедших. Требуется заранее продумать меню, составить график перекусов. Обеспечить кейтеринг с приготовленными блюдами ресторанной кухни на месте или с привозной едой, обслуживающий персонал и оборудование (столы, столовые приборы, прочее) – все это можно получить вместе с арендой конференц-зала, как дополнительную услугу.

Сделать успешное проведение различных мероприятий несложно, особенно если они будут проходить в современно оборудованных конференц-залах, имеющих удобное месторасположение, комфортное расположение посадочных мест для гостей, отдельную парковку, техническое оснащение.