Правила организации помещения архива

Похожее изображение

Государственные предприятия и подразделения, бюджетные и частные компании, работающие с архивными документами, обязаны организовать хранение документации. В каждом офисе необходимо пространство, в котором вы будете хранить документы, папки, буклеты, книги и всевозможные пособия. Здесь вы можете приобрести металлические стеллажи для архива. При небольшом объёме бумаг будет вполне достаточно одного стеллажа или шкафа, но крупным компаниям часто приходится организовывать целые архивы. А это влечёт за собой необходимость выбора правильного оборудования.

Как выбрать стеллажи

Если речь идет о выборе стеллажей и шкафов для офиса – рекомендовать, прежде всего, следует модульную мебель. Она позволяет быстро расширять или менять порядок интерьера. Отдельным вопросом является выбор стеллажей открытых или закрытых – первые дешевле, вторые лучше защищают документы от воздействия солнечного света и пыли. Помимо самих стеллажей можно приобрести также комоды, тумбы с выдвижными ящиками и контейнерами. Хорошим решением могут быть шкафы для документов, закрывающиеся на ключ – вы можете расположить их в офисных помещениях или в коридоре. В последнем случае следует дополнительно обдумать мониторинг.

Расположение архивного помещения

Первой проблемой в вопросе хранения документов, является место размещения офисных стеллажей. Не всегда для этого можно выделить отдельную комнату. А с другой стороны – необходимо обеспечить достаточную безопасность, для того чтобы важные документы не попали в руки посторонних людей.

Архив должен находиться на первом или втором этаже здания. В исключительных случаях его можно организовать в подвале, при условии, что он сухой, имеет вентиляцию и в нем не находятся трубы водопровода, канализации, а также отопления. Помещение архива должно быть сухим, иметь хорошую вентиляцию и обеспечивать соответствующую температуру и влажность круглый год. Архив должен обеспечивать постоянный доступ ко всей хранимой документации без необходимости перемещения части документов, для того, чтобы добраться до нужных.

Необходимые меры защиты

1. Противопожарное оборудование (в частности, огнетушители)
2.Пожарная сигнализация
3. Огнестойкие и противовзломные двери
4.Огнеупорные мешки для эвакуации документации
5. Круглосуточный мониторинг
6. Защита окон решётками